E-Mail ist heute die wesentliche Kommunikationsebene bei Rotary: direkte, schnell, kostengünstig.

Über RO.CAS hat der Distrikt alle E-Mail Kontakte zu den beiden wichtigsten Gruppen automatisch zur Verfügung:

• die Amtsinhaber der Clubs sind nach Ämtern gruppiert anschreibbar
• die Amtsinhaber im Distrikt (Beirat) sind ebenfalls aufrufbar, dabei sogar einzeln anklickbar, oder alle gleichzeitig
• neu: (ab Version 2.4): die Externen Sekretariate können ebenfalls angeschrieben werden.
  

Der wesentliche Punkt ist: der Distrikt hat immer die aktuellsten E-Mail-Adressen zur Verfügung, da diese im Club gepflegt werden. Der Club benutzt die gleiche Adresse für seine internen Versendngen. Daher ist davon auszugehen, dass die möglichst aktuellen Adressen hierüber zur Verfügung stehen. Das gilt auch genauso für den Beirat

Dabei hat der Distrikt keine Einfluss auf die E-Mails: er kann diese weder einsehen noch ändern. Das ist allein Aufgabe des Clubs. Bei Rückläufern von Adressen ist daher der Club zuständig. Und Wünsche auf Änderung der Zusendung an den Distrikt kann nicht seitens des Distrikts entgegengekommen werden, sondern nur im Club selbst.

Dies hat auch hohe Sicherheitstechnische Dimensionen: niemand kann die E-Mail Adressen mißbrauchen: niemand hat Zugang dazu. Außerdem wird so vermieden, dass E-Mail in einer offenen Liste aller Empfänger versendet werdern. Das ist vom System unterbunden.

• "Diese Rund-E-Mail wird an folgende Empfängergruppen des Distrikts gesendet: Präsidenten, 1. Sekretäre"

Dann weiß jeder, dass außer ihm auch noch jemand im Club die gleich Info erhalten hat. 

Die Gruppen, die dem Distrikt zur Verfügung stehen sind:

- alle Beiratsmitglieder des aktuellen und des Incoming-Jahres. Jeder, der eingetragen ist, kann per E-Mail angeschrieben werden, sofern er eine E-Mail-Adresse hat.

- alle Vorstandsämter der 16 Standardvorstandsämter in den Clubs (andere werden nicht erfasst): Aktuell und Incoming.

Untenstehende Übersichtstabelle erscheint, wenn E-Mail-Gruppen aufgerufen wird. Dies Liste kann nicht bearbeitet werden, dient nur der Übersicht. Erkennbar ist hier

a) Distritk: alle Ämter. Die Zahlen bedeuten: erste Zahl Anzahl Personen, zweite Zahl in Klammern: Anzahl mit E-Mail

b) Club-Ämter analog.

Ersichtlich ist in obiger Tabelle zum Beispiel:

73 Präsidenten sind namentlich gemeldet, davon haben 73 auch eine E-Mail-Adresse. Dies bedeutet: alle Präsidenten sind auch per E-Mail erreichbaqr.

für den Incoming-Bereich ist daher auch ersichtlich, wieviele Ämter in den Clubs bereits festliegen (gemeldet wurden über RO.CAS). In unserem Beispiel oben sind derzeit erst 69 der 73 Vizepräsidenten gemeldet, davon haben 67 eine E-Mail-Adresse... 

Dazu können Anhänge hinzugefügt werden, die mit verschickt werden sollen. 

Hier die Abbildung:Eingabeformular zum Verfassen einer E-Mail

Wichtige Punkte: zu beachten...

Betreff: sollte immer ausgefüllt sein. Es empfiehlt sich immer das Wort "Rotary" am Anfang des  Betreffs anzuführen (dies wird von Rotary International in den allgemeinen E-Mail-Richtlinien empfohlen.)

Absender: erste Feld der Name, zweites Feld die E-Mail-Adresse des Absenders. Dies ist wichtig und sollte sehr sorgfältig eingegeben werden, damit evtl. Rückantworten oder Rückläufer den richtigen Absender erreichen.

Ein wichtiger Hinweis für die Abfassung: die Empfänger müssen wissen, wer in der Rund-E-Mail angeschrieben wird. Daher sollte immer als Vermerk über dem eigentllichen Text oder am Ende der Hinweis erfolgen: (als Beispiel formuliert)

• "Diese Rund-E-Mail wird an folgende Empfängergruppen des Distrikts gesendet: Präsidenten, 1. Sekretäre"

Anhang: es können mehrere Anhänge hinzugefügt werden. Alle hinzugefügten Anhäge werden unten angezeigt.

Achtung: der Vorgang läuft so:

1. auf Durchsuchen klicken: auf dem eigenen Rechner das zu versendende Dokument auswählen

2. auf Hinzufügen klicken, damit dieses Dokument auch der Liste der Anhänge hinzugefügt wird.

Anhänge lassen sich bei Bedarf auch wieder entfernen...

Für das Verfassen einer Nachricht steht das Textfeld mit verschiedenen Texttools zur Verfügung 

Sie können den Text hier direkt eintippen oder aus anderen Quellen übertragen. Benutzen Sie dabei die Einfügefilter T und W für das Einfügen von reinem, unformatierten Text (T) oder aus Word (W). Auf keinen Fall Texte direkt in das Feld einsetzen, da es dann zu Störungen kommen kann.

Es empfiehlt sich, den Text extern zu schreiben und dann einzusetzen, da man in RO.CAS nichts speichern kann.

Hier ein Beispiel eines ausgefüllten Eingabeforumlars: Beachten Sie auch die Verwendung der Variablen.

Was sind Variable, wofür dient das? Die Variablen ermöglichen es Ihnen, persönlich formulierte E-Mails zu verfassen, die sich angenehm von Massenrundschreiben unterscheiden.

Es gibt 6 Variable, die eingesetzt werden können, sozusagen Platzhalter für den richtigen Text beim Versand:

• Sehr geehrte(r)
• Liebe/r
• Freund/in
• Vorname
• Nachname
• Herr/Frau

Damit stellen Sie Anreden und Adressen zusammen. Ein Beispiel ist oben im Formular angezeigt und der Text zeigt die beiden Varianten an, die je nach Herr oder Frau dabei vom Programm erstellt werdne.

Beachten Sie: zwischen zwei Feldern muss eine Leertaste eingefügt werden, am Ende sollte das Komma stehen.

Sie können jeden Texteil mit den Textwerkzeugen bearbeiten:

B: für Fettdruck

I: für Kursiv

U: für unterstrichen

A: für Farbkennzeichnung von Schriften (möglichst vorsichtig anwenden!)

Überschriftsmuster: größer oder kleiner 

Die horinzontale Linie und die Filter

Dazu gibt es noch ein Verlinkungstool. Allerdings sind in der Regel alle üblichen Links automatisch als klickbarer Linke eingestellt.

Nach Fertigstellung der E-Mail klicken Sie auf den Reiter versenden: alles weitere geschieht nun dort (siehe separater Artikel dazu)

Ein farbiges (rotes)PDF-Symbol gibt an, dass es einen aktuellen Bericht des Clubs in dieser Woche gibt, ein graues Symbol zeigt an, dass noch kein Bericht veröffentlicht wurde.

Hinweis: falls der Club übersieht, dass fertige Berichte auch veröffentlicht werden müssen, erscheint der Bericht hier nicht, obwohl evtl. der Club den Bericht erstellt hat. Evtl. nachfragen, ob der Bericht intern vorhanden ist.

Insbesondere wird hier verzeichnet, welche Clubs ihre Daten bereits für den Transfer freigegeben haben.

Clubs werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Die beiden Status-Spalten Ü1 und Ü2 sind mit ok-Haken angezeigt (inkl. Datum), wenn der Club die jeweilige Stufe für die Übertragung an den Verlag als "Fertig" deklariert.

In der Spalte E-Mail Bearbeiter steht der 1.Sekretär (derzeit nur mit der Privat-E-Mail, falls dort keine steht, wird keine angezeigt, auch wenn es eine geschäftliche gibt. Das sollte noch korrigiert werden...)

Warum das Ganze?

Hier ist für den Distrikt und den Verlag übersichtlich dargestellt, inwieweit die Clubs bereits fertig gemeldet haben. Mit der E-Mail kann in Zukunft erinnert werden, diese Aufgabenoch zu erledigen.

Geht man an das Ende der Tabelle, ist unten eine Taste für den CSV-Export:

Darauf klicken, erhält man diese Tabelle als CSV für Excel oder Filemaker. Vor allem kann man die E-Mails hier auch in den Mailclient laden und erinnern..

Die CSV-Tabelle ist eine Textdatei mit einer Bezeichnung (Beispiel) Verlag_Export_09022008.csv

(also mit Datum und extension csv

Die Liste sieht in etwa so aus: Clubname, E-Mail; 0 oder 1 für erste Stufe, 0 oder 1 für zweite Stufe.

Altena-Werdohl-Plettenberg,,0,0
Arnsberg,dvielhaber@compuserve.de,1,0
Bad Driburg,buddenberg@rotary-bad-driburg.de,0,0
Bad Oeynhausen-Minden,,0,0
Bad Salzuflen,Kortfunke@t-online.de,0,0
Bielefeld,Dr.E.Gross@t-online.de,1,0
Bielefeld-Sparrenburg,mimi_ack@t-online.de,0,0

Dieser Menüpunkt hat zwei Funktionen: Übersicht und Download der Anmeldelisten

Alle Termine (hier der Blickwinkel "kommende Termine" werden aufgelistet.

• Vorn vor dem Termin der Bearbeitungsbutton,
• Datum,
• Uhrzeit oder Bisdatum,
• Thema,
• Veranstaltungsort,
• Anmeldungen als Download für eine Excelliste (klicken auf Excel-Symbol macht Download termin.csv)
• Anzeige, ob im Internet veröffentlicht. (abhängig von der Verbindung zur RO.WEB-Distriktseite)

Download der Anmeldungen erfolgt durch Klicken auf das Excel-Symbol. Eine Datei termin.csv landet auf Ihrer Festplatte (Desktop?)

Öffnen Sie die Datei mit Excel oder Filemaker

Excel: ändern Sie .csv in .txt. Öffnen Sie die Datei in Excel über den Öffnen... -Dialog (nicht durch Doppleklicken). Dann können Sie im Dialog bestimmen, dass dies eine Datei mit Komma-Feldertrennung ist. Das Verfahren ist identisch mit Clubämter exportieren: siehe dort: Exportieren in Excelliste

Anzeige im Internet: diese Funktion ist nur dann möglich, wenn eine Verknüpfung zwischen der Distrikt-Internetseite und RO.CAS besteht.

Dies ist in RO.WEB in allen Distrikten realisiert, in anderen Varianten je nach Absprache mit Henworx.

In RO.WEB erscheinen alle Termine im Distrikt aus der Anlage in RO.CAS. Das heißt, nur hier kann man Termine auf Distriktsebene eingeben. Diese können Termine als reine Information oder mit der Anmeldefunktion von RO.WEB zu RO.CAS sein.

So sieht die Terminübersicht auf der Distriktseite aus:

Zur Verdeutlichung ist ein (A) angegeben, wenn es sich um einen Anmeldefähigen und Anmeldepflichtigen Termin handelt.

Siehe auch hier live auf der Seite eines Distrikts hier

Die Anmeldung dort kann man selbst aufrufen: jeder kann sich anmelden, es gibt dafür keinen Passwortschutz...